从尘封到归档——金宝高州会馆历史档案整理

 金宝高州会馆近日展开历史档案整理、修复与保存工作，透过这些重要文献，重现会馆成立、发展及筹建会所的历程。这项档案整理工作由金宝小城故事工作室负责人蔡慧沁与近打锡矿工业（砂泵）博物馆副馆长周承隆主持，历时约四个月，将一批老文件进行基础除尘、修复、分类、扫描与归档，并设立档案室及电子资料库，便于会馆乡亲日后翻阅，也为研究人员提供更有系统的查考资料。

此次整理工作大致分为四个阶段，即环境清理与档案评估、文件除尘与基础修复、扫描建档与分类归档，以及装箱保存与电子资料库建立。

◎环境清理与档案评估

整理工作展开前，首先进行基础清扫。工作人员将办公室内所有早期历史文件从收纳橱柜中逐一取出，清空柜内杂物，并对柜体内部进行清洁。抽屉与橱柜内因长年存放文件，积有大量虫粪与尘垢，需先以刷子清除，再以湿布擦拭，随后用干布抹干，并打开柜门，借助风扇吹干，以确保收纳空间保持整洁与干爽，便于日后继续存放档案。

从橱柜中取出的资料种类繁多，包括纸质文件、记录簿、老照片及剪报等。工作人员逐步分类，并根据不同文件的状况，评估其保存程度与处理方式。这批整理工作的重点，主要集中在1960年代至1990年代之间的文件，因为这一时期正是会馆发展与筹建会所的重要阶段，留下了不少珍贵的原始记录。

整理过程中所使用的器材包括手套、口罩、围裙、刷子、小型吸尘机、毛笔、白色海绵、挑棒、纸镇、抹布、无酸胶棒等。所有器材皆以尽量减少对纸张的进一步损伤为原则。

◎文件除尘与基础修复

在各类资料中，纸质文件最常见的问题，是早年以订书钉、万字夹、铁环扣或长铁条装订夹固定，经过长时间存放后，这些金属部件多已生锈，锈屑散落纸面，甚至侵蚀纸张。工作人员须先小心拆除这些已对文件构成损害的部件，再用刷子轻轻扫去锈屑，或使用小型吸尘机清理纸面。

                    订书钉、万字夹

                                                            长铁条装订夹

铁环扣

用刷子扫去锈屑

         使用小型吸尘机清理纸面

一些文件因长期折压，出现明显皱褶或折痕。对此，工作人员会以沾湿的毛笔轻轻涂抹折痕处抚平，使纸张略微软化，再用书本、纸镇等压在文件上数分钟，尽量将折痕压平。另有部分文件表面留有颜色污迹，则以沾湿的白色海绵轻轻擦拭，以减轻污渍。惟处理过程必须格外谨慎，避免对墨水字迹造成影响。

                                           用沾湿的毛笔轻轻涂抹折痕处抚平

至于记录簿的整理，则依据簿册的保存状况而定，主要针对封面、内页、贴纸及污损程度等情况，采取相应的清洁、修复与保存方式。大部分记录簿因长期暴露在空气中，表面积满灰尘。工作人员先以刷子清除表面灰尘，再用微湿抹布轻轻擦去封面与封底的污垢，并放在风扇下吹干。

有些记录簿封面表皮或封面标题贴纸脱落，则以无酸胶棒重新粘贴。无酸胶棒不仅具有黏合作用，同时也能减少酸性物质对纸张造成的长期损害。若有记录簿封面原本未注明标题，则根据内页内容补拟适当名称，以便日后查找。

粘贴封面标题

为了减缓记录簿长时间暴露在空气中而加速纸张脆化，工作人员也根据尺寸，使用合适的透明塑料文件袋，将记录簿一本本妥善装好，并封袋保存。每一本记录簿都逐一拍照存档，再按照内容分类，并贴上标签编号，以兼顾保存与日后查找的便利。

每本记录簿以透明塑料文件袋封存，并贴上标签编号。

这些记录簿包括账簿、会议记录簿及会员名册等，其中超过半数与筹建新会所有关，如捐款人芳名录、筹建过程记录及账簿记录等。

◎扫描建档与分类归档

完成基础处理后，所有纸质文件皆逐张进行扫描。扫描设定为300dpi及彩色模式，尽量保留原件的色泽、纸质与细节。由于扫描机只能处理A4尺寸文件，凡超过A4大小的文件，便改用手机拍照存档。拍摄时，手机固定在脚架上，以确保角度平稳、边角对齐，方便后续裁剪与整理，也尽可能减少影像变形。

                                                                                    扫描机与电脑设备

扫描或拍照完成后，文件便收入F4尺寸的透明塑料套文件夹中，并尽量依照原件原有顺序排列归档。由于早期文件多使用F4纸张，与今日常见的A4规格不同，因此在整理过程中，必须特别选用F4尺寸的保护文件夹，才能较妥善地保存原。

每一个文件夹封面上，皆以不褪色马克笔书写编号。经过处理的老文件以透明塑料套文件夹保存，不仅方便翻阅，也减少手部直接接触文件，降低因汗水、空气与湿气而导致纸张脆化、受潮或损坏的风险。与此同时，工作人员亦反复核对纸本与电子档，确保两者一一对应，不致出现遗漏或错置的情况。

每个文件夹封面上，皆有编号。

目前所见的纸质文件则包括信函往来、申请文件、章程文件、通告、收据、合约及图测等。

◎装箱保存与电子资料库建立

在完成纸本与电子档案整理后，最后一个阶段便是装箱与系统化保存。由于整理计划以善用现有资源为原则，因此在归档方式上，尽量依据原有收纳空间进行规划。工作人员先测量原有收纳柜的尺寸，再采购合适的透明塑料箱，以存放记录簿与文件夹。

装箱时，先根据文件夹与记录簿的类别进行分类，再将同类资料集中放入同一个箱子内。箱中每一本记录簿或每个文件夹都设有编号，而每一个箱子本身也另行编上号码，以方便日后查找。每个箱子内亦附有一张记录表，列明箱中所存放的文件夹或记录簿内容，使整个保存系统更加清楚有序。

                                  根据橱柜的尺寸采购箱子以收纳文件，并贴上编号。

完成装箱后，工作人员再进行最后一次对照与整理，确保电子档案系统与实体档案在编号、顺序及内容上均能清楚对应。为了避免虫蛀及霉变，每个箱内均置放防虫防霉包，以加强保存效果。整个整理过程，尽量结合现有条件与资源，采用最实惠而又能够减缓文件受损的方式，希望让这些珍贵史料获得较妥善的保护。

◎保存历史，从整理开始

会馆历史并不只存在于口述回忆之中，也保存在一页页文件、一册册记录簿，以及一张张照片与剪报里。金宝高州会馆此次展开历史档案整理工作，不仅让一批原本散置、尘封的资料重新获得整理与保存，也为会馆历史留下较完整的文献基础。透过这项工作，过去的发展脉络得以被重新看见，也让后人有机会从原始档案中，进一步认识会馆一路走来的历史面貌。

金宝高州会馆简介：1949年，由广东高州府六邑人创会，此六邑即茂名、信宜、吴川、电白、化县、廉江（湛江）。会址于务边街门牌164号（No. 164, Jalan Gopeng）。1951年，正式注册。1968年，沈国先、许国光、吴如林、凌球等，积极筹建新会所。1970年9月19日，三层楼的会所落成，由敦李孝式爵士主持开幕礼。1966年，设于金宝华人义冢的高州总坟重修。每年举办春秋二祭，目前仅于清明节举办春祭，停办秋祭。1970年代，设立“会员子女学生奖励金” ，颁发奖励金给予成绩优异的会员子女。1981年，成立青年团，培养未来接班人。2013年，为了方便乡亲出入会所，尤其是年长者，会所从三楼迁至楼下。此前楼下是茶室。目前二楼租给人山旅店。（完整简介详见https://www.facebook.com/photo/?fbid=845317270970335&set=a.3123133717949468）

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 文/图：蔡慧沁 (欢迎来函指教: vcwsin@yahoo.com)